Background Check na empresa: o que é e como fazer?

O Background Check na empresa nada mais é que o processo mais utilizado pelas organizações para consultar bancos de dados, públicos ou privados, com o intuito de verificar os antecedentes de pessoas físicas ou jurídicas, a fim de confirmar identidade e histórico.

Desta forma, o objetivo da realização do Background Check é aumentar a segurança em novos relacionamentos, prevenir riscos internos e externos, prevenir o envolvimento do nome da empresa com atividades ilegais, dentre outras funções relevantes.

Por esse motivo, realizar este procedimento é altamente recomendado para que a organização ganhe confiabilidade, melhore a qualidade dos relacionamentos, mitigue riscos e reduza fraudes. No entanto, vale frisar que a extensão da pesquisa, a frequência das consultas e as bases de dados utilizadas variam conforme as características das pessoas e dos relacionamentos envolvidos.

Para uma compreensão mais aprofundada sobre Background Check na empresa, leia agora este conteúdo completo que preparamos sobre o tema!

O que é Background Check na empresa?

O Background Check na empresa é um processo de verificação e análise do histórico, muito utilizado em diversas operações empresariais, sobretudo nas contratações, para confirmar as informações fornecidas pelo candidato.

Outra função relevante do Background Check é checar as se as qualificações profissionais são adequadas para a função pretendida ou ainda para reavaliação de funcionários ou promoções.

Assim, a realização de um Background Check está diretamente ligada a integridade e a segurança dentro da empresa, evitando diversas situações que podem impactar negativamente a organização. Além disso, ele contribui para manter um ambiente de trabalho seguro, protegendo tanto a empresa quanto seus funcionários.

No entanto, o escopo do Background Check varia dependendo da posição e do setor. Por exemplo, cargos que lidam com informações sensíveis, finanças ou segurança exigem verificações mais extensas. Logo, para que a empresa tenha sucesso nas verificações é fortemente recomendada a contratação de uma empresa especializada neste procedimento e que possua ferramentas tecnológicas avançadas de checagem.

Qual a importância do Background Check para as organizações?

O Background Check, além de ser fundamental nas contratações, também é relevante em várias outras áreas de verificação, como gestão de riscos, conformidade regulatória, integridade corporativa e gestão de relacionamentos comerciais. Assim, em um contexto mais amplo, essa prática visa garantir a segurança das operações, proteger contra fraudes e atividades ilegais, e assegurar que todas as partes envolvidas em transações comerciais ou parcerias atendam as políticas internar da organização.

Por exemplo, em setores altamente regulados como o financeiro e o de saúde, o Background Check é essencial para cumprir normas de conformidade, garantindo que pessoas e entidades envolvidas não estejam sujeitas a sanções ou restrições legais. Além disso, verificar antecedentes criminais, redes de relacionamento e listas restritivas, as organizações são práticas essenciais para prevenir riscos como lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo e outras formas de atividades ilícitas que poderiam comprometer sua reputação e estabilidade.

A integridade corporativa também é um aspecto crítico, pois a verificação minuciosa de parceiros comerciais, fornecedores e colaboradores promove uma cultura organizacional ética e transparente. Desta forma, o Background Check vai além da simples verificação de antecedentes individuais, ele é uma prática estratégica que ajuda a mitigar riscos, proteger interesses e realizar operações comerciais transparentes em todos os níveis organizacionais.

Como fazer um Background Check?

Para fazer um Background Check de forma eficaz é fundamental definir claramente os objetivos do Background Check, ou seja, é preciso entender quais informações são necessárias (ex.: antecedentes criminais, histórico educacional, referências profissionais, verificação de identidade etc.) e o escopo da pesquisa (ex.: pessoas físicas, empresas, histórico financeiro etc.).

Além disso, identifique as fontes de informação confiáveis e relevantes para o tipo específico de verificação, como bancos de dados públicos (como registros criminais, registros de propriedade, registros judiciais), consultas a registros profissionais (para verificação de licenças, certificações) e até mesmo redes sociais (para verificar comportamentos públicos).

Para verificações financeiras, examine o histórico de crédito para avaliar a capacidade financeira e responsabilidade de crédito. Verifique se a entidade estão ou seus sócios estão listados em quaisquer listas restritivas, como sanções internacionais ou listas de lavagem de dinheiro, que possam indicar atividades ilegais ou comportamentos inadequados.

Por fim, confirme as credenciais educacionais e o histórico profissional através de verificação de diplomas, certificados, histórico de empregos anteriores e referências profissionais e entre em contato com referências fornecidas para obter informações sobre seu desempenho passado, habilidades e comportamento no trabalho.

Após coletar todas as informações relevantes, análise e interprete os dados cuidadosamente, ou seja, compare as informações obtidas com os critérios estabelecidos e avalie os riscos potenciais associados ao indivíduo ou entidade em questão.

Fundamente suas decisões nas conclusões do Background Check e documente todas as descobertas de forma clara e objetiva por meio de relatórios detalhados e tenha certeza de que todas as etapas do Background Check respeitem as leis de proteção de dados pessoais, como a GDPR na União Europeia ou a LGPD no Brasil.

Quais são os tipos de Background Check?

Os tipos de Background Check mais comuns são:

• Background check de contratação: Utilizado principalmente no processo de admissão para verificar histórico acadêmico e profissional, antecedentes criminais, registros de trânsito, dentre outras informações pertinentes;
  
  
• Background check financeiro: Realizado por empresas financeiras como parte do procedimento Know Your Customer (KYC), mediante a verificação da identidade, análise de histórico de crédito e possíveis crimes financeiros;
  
  
• Background check criminal: Realizado em situações específicas, conforme entendimento do Tribunal Superior do Trabalho (TST);
  
  
• Background check de redes sociais: Utilizado para avaliar o comportamento dos candidatos ou colaboradores através de suas atividades em redes sociais como Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn;
  
  
• Background check de integridade: Focado em investigar informações sobre o passado trabalhista da pessoa, confirmando dados como salários e cargos anteriores e outras informações relevantes;
  
  
• Background check de identidade: Envolve a confirmação da identidade e de dados pessoais como endereço, RG e status migratório;
  
  
• Background check de crédito: Busca compreender a relação entre créditos e débitos de uma pessoa, e como ela lidou com suas contas no passado.

Assim, a verificação de antecedentes é de extrema importância para contratar novos funcionários, escolher fornecedores, evitar fraudes, celebrar contratos, realizar novos negócios, gerenciar clientes, dentre outras situações, para minimizar riscos e salvaguardar os interesses da empresa.

Background Check e LGPD

O Background Check e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) têm uma relação impactante nas práticas de verificação de antecedentes dentro das organizações. A LGPD é uma legislação brasileira que estabelece regras claras sobre a coleta, o armazenamento, o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais, visando proteger a privacidade dos das pessoas.

Impactos do Background Check na LGPD

O primeiro ponto relevante é a necessidade de que o Background Check tenha uma finalidade específica e legítima, como a contratação de um funcionário ou a análise de um fornecedor.

No entanto, é importante frisar que os dados coletados devem ser utilizados somente para este propósito. Neste sentido é o entendimento do Tribunal Superior do Trabalho (TST), sobre o tema, ou seja, a 7ª da corte, baseada na jurisprudência consolidada entendeu pela legalidade da exigência de certidão de antecedentes criminais nas contratações de colaboradores desde que justificada pela natureza da atividade a ser exercida por ele. O mesmo entendimento pode ser aplicado analogicamente à realização do Background Check.

Além disso, a verificação de antecedentes deve ser necessária para alcançar a finalidade específica estabelecida, não podendo ser excessiva em relação ao objetivo pretendido.

Outro ponto relevante é que a LGPD exige que o titular dos dados forneça seu consentimento livre, informado e inequívoco para o tratamento de seus dados pessoais. Portanto, a empresa deve obter o consentimento do candidato ou colaborador antes de qualquer checagem.

Logo, a empresa deve informar claramente sobre a realização do Background Check, bem como os tipos de dados que serão coletados, como serão utilizados, quem terá acesso a eles e por quanto tempo serão armazenados.

A LGPD estabelece ainda que a empresa deve adotar medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais durante o processo, tais como proteções contra acesso não autorizado, uso indevido, perda ou vazamento de informações.

Desta forma, a empresa precisa ter em mente que a legislação confere diversos direitos aos titulares dos dados, como o acesso aos seus dados pessoais, a correção de informações incorretas, a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou excessivos.

Por fim, vale frisar que a empresa é responsável pelo tratamento adequado dos dados pessoais e deve ser capaz de demonstrar conformidade com os princípios e requisitos estabelecidos pela LGPD em caso de auditorias ou investigações por parte da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Conclusão

Para que as decisões empresariais sejam bem fundamentadas e em conformidade com as políticas de Compliance, é essencial que as organizações realizem processos de Background Check.

Atualmente, as novas tecnologias permitem uma coleta e análise de dados mais rápidas e seguras. Todos esses avanços tecnológicos aprimoram o processo decisório da empresa e auxiliam no melhor direcionamento dos esforços e alocação de recursos para áreas mais estratégicas.

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